Privacyverklaring van Hockeyclub Hisalis

Dit is de privacyverklaring van Hockeyclub Hisalis (hierna te noemen Hisalis), gevestigd aan de

Spekkelaan 2, 2161 GH Lisse en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40446109.

De privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt en welke maatregelen wij hebben getroffen om de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant te laten plaatsvinden conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het beleid van Hisalis is erop gericht om te voldoen aan de van toepassing zijnde Privacywetgeving. Waar nodig zullen wij onze verwerking van persoonsgegevens aanpassen om naleving van de wettelijke voorschriften te waarborgen. Hisalis behoudt zich derhalve het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wij bevelen daarom aan om deze privacyverklaring regelmatig te blijven raadplegen.

Gebruik van de website en/of App houdt in dat de gebruikers akkoord gaan met de

Privacyverklaring van Hisalis.

1.   Algemeen

Deze Privacyverklaring heeft het doel u inzicht te verschaffen in:

·        de aard van de persoonsgegevens die wij verzamelen;

·        de redenen waarom wij uw persoonsgegevens verzamelen;

·        de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Hisalis is een vereniging. Een vereniging heeft leden en in dat kader legt Hisalis persoonsgegevens vast, die worden verwerkt ten behoeve van de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst. Onder persoonsgegevens worden verstaan gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een individu ongeacht het type van het gegeven. Voorbeelden hiervan zijn voor- of achternaam, (e-mail)adres, lidnummer, (team)foto’s, teamindeling, geboortedatum/leeftijd, gedrag, hockeyvaardigheden.

Door de website en/of App van Hisalis te gebruiken, al dan niet door het inschrijven als lid, gaat een gebruiker en/of lid akkoord met hetgeen dat in deze privacyverklaring is beschreven. Indien een gebruiker niet met deze privacyverklaring akkoord gaat, wordt deze verzocht de website en/of app niet te gebruiken dan wel zich niet te laten inschrijven als lid en dit te melden aan Hisalis.

Leden van Hisalis geven door middel van hun lidmaatschap toestemming met de verwerking van hun persoonsgegevens op de wijze zoals in deze privacyverklaring is beschreven.

Bij verwerking van persoonsgegevens van personen die jonger dan 18 jaar zijn, wordt hiervoor

toestemming door de wettelijke vertegenwoordiger verkregen bij inschrijving van deze jongeren bij Hisalis.

2. Begrippen

In deze privacyverklaring hebben de navolgende begrippen de volgende betekenis:

App: de verzameling van applicaties van Hisalis die worden ingezet om de ledenadministratie en hockeygerelateerde informatievoorziening en activiteiten te verzorgen.

Gebruiker: iedere gebruiker (waaronder leden) van de website, de App en andere social media van Hisalis.

Lid: degene die zich via de website en/of App inschrijft als lid. Een lid heeft een persoonlijk account en logt in met een unieke combinatie van lidnummer en wachtwoord.

Website: de verzameling van officieel door Hisalis ingezette communicatiemiddelen zoals de website en overige netwerken waarop Hisalis een profiel heeft (onder meer Facebook).

Privacyverklaring: deze privacyverklaring van Hisalis.

3. Gebruik van persoonsgegevens

3.1 Uw persoonsgegevens worden (mogelijk) verwerkt indien u:

·        (proef)lid wordt van Hisalis

·        zich inschrijft voor/deelneemt aan een door ons georganiseerd evenement;

·        onze club sponsort;

·        lid wordt van Vrienden van Hisalis;

·        werkzaam bent voor Hisalis;

·        vrijwilliger bent bij Hisalis;

·        een bardienst draait;

·        te maken heeft met integriteitscontrole bij aanmelding als vrijwilliger en betaalde kracht;

·        zich aanmeldt voor onze nieuwsbrieven;

·        contact met ons opneemt;

·        voorkeur voor betaling van contributies en andere verplichtingen doorgeeft;

·        de website van Hisalis bezoekt.

en ook indien:

·        de teamindelingen worden gemaakt;

·        selectietrainingen plaatsvinden;

·        een team namen en rugnummers gebruikt;

·        in Heren 1 en Dames 1 speelt;

·        u zich op het terrein van Hisalis bevindt.

3.2 De volgende (persoons)gegevens kunnen daarbij worden verzameld:

·        naam-, adres- en woonplaatsgegevens;

·        telefoonnummers;

·        emailadres algemeen, emailadres facturering;

·        geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, overlijdensdatum;

·        bankrekening, machtiging tot automatische incasso;

·        inloggegevens (gebruikersnaam / lidnummer, wachtwoord);

·        bondnummer;

·        hockeylidmaatschap bij andere clubs;

·        aantal jaren hockeyervaring;

·        scheidsrechterkaart;

·        op welke wijze u zich wilt inzetten als vrijwilliger;

·        opgegeven kennisgebieden/beroepen/diploma’s ten behoeve van vrijwilligerswerkzaamheden;

·        voorkeuren bij teamindelingen of anders bij evenementen;

·        (team)foto’s;

·        Films om techniek/spel van spelers/speelsters te beoordelen en te verbeteren;

·        (vrijwilligers)taken binnen de vereniging;

·        beoordeling spelers ten behoeve van selectie;

·        gegevens vereist ten behoeve van loonbetalingen of vrijwilligersvergoeding;

·        verklaring omtrent gedrag.

3.3 Deze gegevens kunnen worden gebruikt (doel) om:

·        het lidmaatschap te effectueren;

·        nieuwsbrieven te verzenden;

·        contact met u op te nemen of te onderhouden indien dit nodig is om de activiteit van Hisalis als hockeyvereniging uit te kunnen voeren;

·        contributies en andere rekeningen te incasseren;

·        sponsorbijdragen af te handelen;

·        (team)foto’s te publiceren op onze website en (social) media;

·        teamindelingen te maken;

·        selectietrainingen samen te stellen;

·        arbitrage indelingen te maken;

·        bardiensten in te delen;

·        informatie over trainingen te geven;

·        het (digitaal) wedstrijdformulier in te vullen. Indien een team namen en rugnummers

·        Gebruikt op de hockeykleding kunnen deze worden gebruikt voor het digitaal wedstrijdformulier waarmee de opgenomen informatie zichtbaar is voor coaches, scheidsrechters, managers en dergelijke van de tegenstanders;

·        te voldoen aan de verplichting van de KNHB om spelerslijsten van Heren 1 en Dames 1 op de website te publiceren;

·        u uit te nodigen voor het bijwonen van vergaderingen, algemene ledenvergaderingen, huldigingen, wedstrijden en dergelijke;

·        informatie over activiteiten, festiviteiten, evenementen en alle andere direct aan Hisalis gerelateerde aspecten te geven;

·        eventueel de rechten of eigendommen van onszelf en die van onze gebruikers te beschermen;

·        aan wettelijke vereisten te voldoen.

4. Beeldmateriaal

4.1

Tijdens de trainingen, wedstrijden en hockey gerelateerde activiteiten bij Hisalis worden regelmatig foto's genomen van acties en sfeerbeelden waarop leden van Hisalis, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website App, Facebookpagina en eventuele andere papieren of elektronische communicatiemiddelen van Hisalis verschijnen, tenzij u daartegen uitdrukkelijk en gemotiveerd bezwaar aantekent.

Zie hiervoor hetgeen onder 5. is opgenomen.

4.2

Bezwaar tegen algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop een persoon niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld zullen doorgaans niet worden verwijderd. Hetzelfde geldt voor actiebeelden of sfeerbeelden waarop duidelijk is geposeerd. Portretten van leden kunnen worden opgenomen op het voor leden besloten deel van de website en/of App ten behoeve van teamidentificatie.

4.3

Hisalis maakt gebruik van (een) videosyste(e)m(en) waarmee beeldmateriaal kan worden gemaakt. Deze opnames worden gebruikt voor analyse -doeleinden en ter promotie van onze club. Ze zijn nauwelijks tot individuen te herleiden, omdat ze van relatief grote afstand worden opgenomen. Wij houden ons hierbij aan de wettelijke norm waar ‘herkenbaarheid’ als team en als club beter van te worden. Deze analyses zijn alleen voor intern gebruik, kunnen met de betrokken spelers worden gedeeld en zijn in ieder geval op verzoek altijd inzichtelijk voor spelers. Van de opgenomen wedstrijden kunnen samenvattingen worden gemaakt die in het clubhuis en via internet kunnen worden bekeken. In een later stadium zullen de wedstrijden ook via livestreaming op afstand te bekijken zijn. Coaches kunnen via de club-administrator van het systeem, i.c. de voorzitter van de Technische Commissie, een inlogcode krijgen, waarmee ze op ieder moment kunnen zien welke beelden van het team waarin ze spelen zijn vastgelegd. Bij het toegangshek rond het veld waar het systeem hangt is een bord bevestigd waarin bovenstaand kort is vermeld. Het beeldmateriaal van de laatste 25 wedstrijden wordt in de cloud bewaard en het beeldmateriaal van de wedstrijden die daarvoor hebben plaatsgevonden staan op de server

van Hisalis. Voor inzage daarvan is een inlogcode nodig. Het beeldmateriaal wordt niet langer 2 jaar bewaard en wordt daarna automatisch verwijderd.

5. Communicatiekanalen

Persoonsgegevens als namen en foto’s kunnen ook in berichten van onze communicatiekanalen worden verwerkt.

5.1 Website

Hisalis gebruikt de website als belangrijkste en formeel communicatiekanaal. Alle nieuwsberichten en mededelingen (denk bijvoorbeeld aan afgelastingen) publiceren we altijd op onze website. Daarnaast staat er ook informatie over wedstrijdschema’s, teaminformatie en competitiestanden.

Leden kunnen voor persoonlijke informatie inloggen op de website onder de tab 'leden’. Nadat door de leden is ingelogd hebben zij toegang tot gegevens met betrekking tot o.a. contactgegevens teamgenoten, eigen adresgegevens om eventueel aan te passen, het plannen van bardiensten en fluitbeurten en de wedstrijdschema's met bijhorende taken.

5.2 Hisalis App

Alleen de leden van Hisalis kunnen op de mobiele telefoon de Hisalis App downloaden. Dit is een zeer complete App waar gegevens over de hockeyclubs, wedstrijden, teams, etc. kunt terugvinden. De belangrijkste nieuwsberichten worden ook via de App verspreid. Tevens worden via de App pushberichten ontvangen met bijvoorbeeld belangrijk nieuws van de club, met wedstrijdeindstanden of evenementenberichten.

5.3 Elektronische correspondentie

De correspondentie tussen Hisalis en haar leden gebeurt elektronisch. Het e-mailadres dat in LISA bij het lidnummer staat vermeld wordt hiervoor gebruikt. Het is de verantwoordelijkheid van de leden om het juiste e-mailadres te registreren en up-to-date te houden.

5.4 Social media

Hisalis is ook op Facebook te vinden. Bepaalde nieuwsberichten zijn hierop te lezen.

Teams kunnen zelf beslissen of zij zich op Facebook presenteren. Hetzelfde geldt voor social

media als Instagram, You Tube en Twitter (@Hisalis).

6. Informatie, wijziging, correctie, wissen, overdracht en bezwaar

U kunt contact opnemen met het bestuur ([email protected]) voor meer informatie over:

·        de wijze waarop wij persoonsgegevens van u verwerken;

·        vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring;

·        inzage in de persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken;

·        het corrigeren, aanvullen, beperken, wissen of overdragen van uw gegevens;

·        bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens door Hisalis.

Een gegeven toestemming voor bepaalde verwerkingen kan te allen tijde door betrokkene

worden ingetrokken.

7. Beveiliging van uw gegevens

7.1

 Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Voor het verwerken van Persoonsgegevens is Hisalis vrijgesteld van de wettelijke meldingsplicht bij het College bescherming Persoonsgegevens conform het Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens.

7.2

Wij zullen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en wij zullen daarbij huidige gebruikelijke technische en organisatorische maatregelen treffen om uw gegevens te beveiligen voor zover deze in redelijkheid van Hisalis kunnen worden verlangd. Ondanks dat Hisalis alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van persoonsgegevens via het internet risico’s verbonden, die inherent zijn aan het internetgebruik in het maatschappelijk verkeer.

7.3

Indien er sprake is van een incident (een eventuele datalek) aangaande de betreffende persoonsgegevens dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan binnen 72

uur op de hoogte indien er concrete kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Tevens zal dan melding worden gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7.4

Alleen beheerders kunnen persoonsgegevens binnen website en/of App verwerken. Zij zijn

door het bestuur van Hisalis geautoriseerd om persoonsgegevens te verwerken en/of IT onderhoudswerkzaamheden uit te voeren aan website en/of App. Het wijzigen van persoonsgegevens is voorbehouden aan degene die over de autorisatie ‘Secretariaat’ (ledenadministratie) of ‘Penningmeester’ (bankgegevens) binnen LISA beschikt.

7.5

Iedere beheerder dient een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Deze verklaring regelt de wijze waarop met vertrouwelijke informatie (zoals persoonsgegevens) dient te worden omgegaan.

7.6

Gebruikers kunnen persoonsgegevens alleen inzien en/of gebruiken. Welke persoonsgegevens een specifieke gebruiker kan inzien hangt af van zijn/haar functie binnen de vereniging Hisalis.

7.7

Een LISA-autorisatie/-account is strikt persoonlijk. De inloggegevens mogen niet aan anderen worden overgedragen. De gebruikers mogen alleen vertrouwelijk omgaan met de informatie in LISA, zij delen deze informatie niet met anderen en zij gebruiken de gegevens alleen voor Hisalis-doeleinden. De gebruikers moeten zich houden aan het Bestuursreglement Gebruik Databestand LISA.

7.8

Een lid kan de eigen persoonsgegevens in beperkte zin verwerken. Dit betreft het invullen van gegevens tijdens de inschrijving bij Hisalis en het eventueel wijzigen van eigen persoonsgegevens (b.v. adres, telefoonnummer, e-mail).

8. Derden

8.1

Wij verstrekken uw gegevens enkel aan de volgende derden:

·        via LISA ten behoeve van de ledenadministratie;

·        uitwisseling gegevens aan de KNHB;

·        aan Kas en Kroost ten behoeve van de inning van verschuldigde contributies en andere

·        gelden.

·        aan Sportkader die voor Hisalis de salarissen van de trainers die bij hen onder contract staan

·        verzorgen.

Met Sportkader en Kas en Kroost zijn conform de AVG verwerkingsovereenkomsten

afgesloten.

Met de KNHB hoeft geen verwerkingsovereenkomst te worden afgesloten.

De (gecertificeerde) ledenpakketten die de hockeyverenigingen gebruiken, zijn LISA en AllUnited. Elke vereniging is door de KNHB verplicht één van de gecertificeerde pakketten te gebruiken om de ledengegevens actueel in haar centrale ledenbestand op te nemen. Hisalis maakt gebruik van LISA. Voor de volledigheid wijzen we er op dat de KNHB het centrale ledenbestand niet verkoopt of aan anderen ter beschikking stelt.

8.2

Voor het overige deelt Hisalis de persoonsgegevens van gebruikers niet met derden, tenzij de gebruiker daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven of tenzij dit noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift of een noodgeval.

8.3

Op de website zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer gebruikers deze websites bezoeken, zijn de privacyverklaringen van deze derde partijen van toepassing.

Hisalis is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met

persoonsgegevens van gebruikers wordt omgegaan dan wel voor de cookies e.d. die worden

gebruikt op deze websites van derden.

9. Bewaren van uw gegevens

Hisalis bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk gelet op het doel van de

verwerking of andere wetgeving die het bewaren verplicht. Indien noodzakelijk voor

statistische, wetenschappelijke of historische doeleinden kan de bewaartijd langer zijn.

Persoonsgegevens van een uitgetreden lid worden niet langer dan twee jaren na het einde

van het lidmaatschap bewaard. Voor informatie die valt onder de fiscale bewaarplicht geldt

een bewaartermijn van zeven jaar.

10. Bezoek website

Op de website van Hisalis worden geen bezoekgegevens bijgehouden, anders dan dat het

bezoekersaantal wordt geteld via Google Analytics. De bezoekers van de website worden niet

geïdentificeerd. Zie verder: https://policies.google.com/privacy?hl=en&gl=zz

Gebruik wordt gemaakt van cookies, onder meer voor technische werking van de site.

11. Wijzigingen privacyverklaring

Hisalis behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in deze

privacyverklaring. Wij bevelen daarom aan om deze privacyverklaring regelmatig te blijven

raadplegen.

Gebruik van de website en/of App houdt in dat de gebruikers akkoord gaan met de

Privacyverklaring van Hisalis.